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如何成为一名合格的运输主管(转)  

2008-04-16 11:55:19|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一切物质产品的生产和消费都离不开运输,运输是物流网络上物品动态活动的实现载体,是物流的动脉。运输活动及其载体所构成的运输系统是物流系统中最重要的组成部分,通过运输系统,物流的各环节才能有机地联结起来,整个物流系统的目标才得以实现;在物流活动中,如何搞好运输工作,不仅关系到物流活动时间的长短,更关系到物流成本的高低,据专家测算,运输成本占整个物流成本的40%~50%左右。可以说,稳定可靠、灵活快捷的运输系统是支持物流系统成功运作的关键所在。而运输主管作为运输系统的基层负责人打理着公司最重要的运输业务,他们扮演的角色是如此重要,他们负担的责任是如此重大,以至于要成为一名合格的运输主管充满了各种挑战,它需要更高的激情、更强的意志和更多的付出。

  一、物流企业运输业务分析
  运输业务是运输主管的管理对象,要想成为一名合格的运输主管必须对企业的运输业务有详尽的了解,对运输操作有相当熟练的把握。运输业务包含的项目主要有车队建设、运输方式选择、运输路线选择和资源合理调度等。
  1.运输车队建设。物流运输车队建设包含硬件资源建设和软件资源建设两个方面的内容。一方面,物流公司要向顾客提供便捷、高效、低耗、一贯的运输服务就必须能够支配一定数量的运输工具,这里有合约外协租借和直接购置运输设备两个方案可以选择。但考虑到如果全部租借,从经济的角度考虑一般租金费用较高,而且也在服务一贯性上存在一定的信誉风险;但若大量购置运输工具,在货运量发生变化时会造成运输工具的闲置,占用大量资金。所以明智的做法是自备一定数量的运输工具,同时根据实际需要,灵活租用一定数量的运输工具,这就必然产生运输工具的选型和工具数量的确定这两项决策内容,同时在运营过程中还涉及燃料供给、维修折旧等硬件资源管理。另一方面,就是对司机、装卸员工等软件资源的招募、培训、考核和管理,对运输车队信息管理系统的构建和管理,软件资源管理涉及的内容也是千头万绪,运输主管对其管理需要投入更多的精力和更长的时间。
  2. 运输方式选择。各种运输方式和运输工具都有各自的特点,各自适用不同的货物运输。如铁路适用于陆上远距离的大众货物运输,公路和汽车运输主要用于短途运输,水路运输特别是海洋运输适用于大宗低值散装物品的运输,而空运对于一些时间要求很高的货物特别适用。各种物品因其形状、质量、数量的大小,在途时间的不同,对运输的要求也不尽相同。对运输方式的选择,主要应考虑两个方面的因素:一是运输速度,二是运输费用,而我们知道速度与费用之间存在互相制约的关系。当为满足客户某些货物的需求,如生鲜、易腐或贵重物品时,就应优先考虑运输速度;而运输速度不是客户考虑的主要因素时,如客户所要运输货物是批量大、价值低的矿石、煤、石油等货物时,可考虑用水路或铁路运输,这样能为客户减少运费,降低运输成本,使客户和物流企业自身取得较高的经济效益。总之,作为运输主管,在选择运输方式上,除考虑运输费用和运输速度外,还应考虑运输距离的远近、市场需求的缓急、风险程度大小、其它杂费(装卸费、仓储费)的多少等因素,并做出准确的判断。
  3. 运输路线选择。运输路线的选择是第三利润源泉的一个重点,必须从物流的总体目标出发,运用系统理论和系统工程原理与方法,充分利用各种运输方式的优点,必要时还要以运筹学等数量方法建立模型与图表,选择和规划合理的运输线路,以最短的路径、最少的环节、最快的速度和最少的费用,组织好物质产品的运输活动,避免对流运输、迂回运输、重复运输、过远运输和无效运输等不合理运输的出现。而最优线路的确定必然来源于实践操作,作为一名合格的运输主管不但要忠于正确的理论,熟练掌握各种分析方法和决策技巧,还要依据实际情况灵活运用各种方法,做出最优的决策。
  4. 运输资源合理调度。前面已经分析了运输车队建设、运输方式选择和运输线路选择问题,自然而然的,下面就应该分析各种运输资源的合理调度问题。在现代的物流运输操作中,对于运输软硬件资源的调度应该尽量摆脱原始的纯人工决策和管理方式,向智能调度系统发展,智能调度系统是一个广域系统,数据远程输送、主计算机、地方货运网络构成的信息链直通转运仓库,并和运输车辆联系,使货物状况、运输工具情况、占地情况、等候位置、停车场以及人员和转运情况一目了然。调度过程分为到达时间预测、顺序安排、入口安排、等候位置和停车位置安排、人员和转运工具安排以及装卸清单等。应该注意的是在实际运输系统中相对于减少费用,工作的重点在于按时按量配送,减少车辆排队等待时间,提高设备设施利用率,进而提高整个运输系统服务质量和经济效益,这也是现代物流之于运输服务的意义所在!

  二、对企业基层主管的认知
  企业主管成功的关键在于认清两项重要的角色转换:从做事者转变为管理者、从专业工作者转变为企业经营者。首先,他不再是亲力亲为的一线工作者而是通过组织别人完成工作的管理者,基层主管之所以很难放弃“做事者”的角色,是因为过去的角色定位,正因为这个角色定位的成功而让你有升迁的机会。其次,基层员工多半从事技术性的工作,对于组织的贡献比较是个人的,依靠的是个人的专业以及经验,而一旦成为主管,就不再是完成工作的第一线员工,而是要集合所有相关的人把目标达成,也就是说企业基层主管最重要的角色不是执行专业性的工作,而是管理工作的进行,成为企业的经营者。但是,过去的成功不代表未来的成功,不同的角色定位需要不同的能力,企业主管必须依据现在的、而非过去的职务角色来定义工作,其工作内容可以分三种不同的类型:人际关系功能:领导、激励、沟通、咨询、协助、以及训练等;概念性功能:规划、组织、进度、授权、问题分析、决策、以及协调等;技术性技能:与执行工作有关的技能。
  1. 人力管理是主管的第一要务。“与过去担任基层员工最大的不同,就是现在的我必须依靠自己的属下。我的属下就好比是汽车的汽缸,我必须让所有汽缸顺利的运作,如果其中有任何一个出了差错,车子就无法开动。”一位主管如是说。显然主管的责任不在于工作本身,而是人力的管理,确保所有人顺利的完成工作。身为一名主管,最应该放弃的就是对于技术性工作的直接责任,而能够对整个团队的运作情况负责。
  2.管理是解决问题而不是监督。许多主管对于管理的认知,以为是做好监督的责任以及掌控项目进度,顺利达成结果。然而,不论是对于自己的属下或是所有与完成工作有关的人,主管管理的积极面是解决问题、做出决策、以及提供资源;另一方面,主管不应过度介入属下的工作。除了特殊的紧急状况之外,你只需要提供建议或方向,真正执行的人是你的属下,而不是主管本人。专业技能的提升不再是你的工作重点,你要做的是学习成为一位通才,了解不同部门的运作,有效地协调工作的完成;你必须扩大自己的视野,具有长远的眼光。
  3.在各种冲突之间权衡折冲。当你只是一位业务或是技术人员时,你工作关注的焦点也许只有你自己,但是当你身为主管,你的焦点是企业整体。所以,你必须面向不同的部门、不同的人建立不同的工作关系,同时负担多元的责任,而且必须在相互冲突的力量之间权衡折冲。你的目标不是突显自己的成就,把工作做到最好,而是平衡相互冲突的利益,并得到恰当的结果。主管必须认清一项事实,管理的角色本身就存在有许多的冲突与模糊地带,你必须接受妥协下不完美的结果。当你思考任何问题时,都必须更周全的考虑,必须顾及更多的方面,你的任何决定都会牵涉到其它更多的人以及更多的事情。
  4.善用非正式权力影响他人。当你必须权衡各种相互冲突的利益,同时又需要其它人的协助来完成工作时,如何善用自己的权力去影响别人就变得非常重要,特别是如何让其它与你没有直属关系的人达到你的工作要求。许多主管不知道的是除了职务头衔所赋予的正式权限之外,他们还拥有其它的权力来源,例如专业、过去的成就、在关键人际网络中的地位等等。当你确认了你拥有的非正式权利,接下来就得站在对方的立场上思考:你和其它需要提供协助的人之间到底有哪些不同(例如目标、工作模式、压力等),是什么因素造成了这些差异(可能是业绩制度的不同),可以通过什么方式强化彼此的关系,也许不同的职务类型需要不同的特定能力,但是,无论你在行销部门、信息部门、业务部门,也无论你是基层主管或中高阶主管,这两种角色定位是永远不变的法则。

  三、合格运输主管的角色定位
  通过上述物流企业运输业务和对基层主管认知的分析,我们知道要想成长成为一名合格的运输主管绝非易事。如今,“客户对你放心,自己工作舒心,公司用你省心”才是衡量一个称职的物流主管的客观标准。作为一名合格的运输主管不仅要精通业务技巧,同时作为整个运输团队的领头人,还必须具备多方面的管理才能,这就要求运输主管要进行准确的角色定位。
  1. 运输主管必须认清自己所处的位置。运输主管作为企业的中层管理者和执行者,必须起到承上启下的作用,实际上这是个很尴尬的职位:高层领导拥有决策权而运输主管似乎只拥有执行时的部分决定权,必须维持在高层决策的范围之内操作,而且最后还必须为执行结果的成败负责。上司会给自己很大的压力,而下面的员工又总是不配合自己的工作,自己卡在中间怎么做都不是,上下一起夹攻的压力使其工作相当辛苦,这是还不够合格运输主管工作中面临的常态。
  要解决这个问题必须首先应明确地认识自己所处的位置。运输主管的主要使命和责任,就是如何把高层领导的决策落实并执行:首先运输主管要勇于发问,必须明确工作目标的完成时间,认真地将执行项目的情况详细列清楚,向上司领导请示确认;接下来就是带领和帮助下属完成该工作目标,这个过程涉及到个人的管理风格与人格魅力,必须把每个工作项日都说明清楚,并且下达确切的完成日标期限,让每个执行人员都有一个明确目标。
  2. 运输主管必须融入到企业文化中去。文化是一群人的共同的价值观、共同的理念、共同的信仰、共同的情感。一种文化,就是一种共识,文化就是企业的共识,是能够被企业所有人所认同所理解的。企业老板也好,企业员工也好,都必须与文化紧密地联系在一起。
    企业老板处在企业的最高层,与员工隔得较远,即使老板有三头六臂,也不可能每天与每个普通员工接触,加之个人的处理信息能力有限,老板也不可能事无巨细什么都亲自过问。而有些运输主管多半采取报喜小报忧,有选择性地上传信息。因此,在很多情况下,传到老板那坦的信息多半都是失真的。企业普通员工处在企业的最底层,也最了解企业的真实状况,最了解企业的症结,但是与老板离得较远,意见反馈不上去,老板基于选择性信息而制定的政策措施到了基层员工那里就可能有出入。如此循环往复,问题便会越积越多。
  因此,企业运输主管必须要融入到企业文化中去,把老板的话用普通员工的语言说给员工听,把员工的话用老板的语言传给老板听。尤其是作为运输主管,在做运输管理的同时,也是在对企业文化进行言传。这就要求运输主管必须对本企业内的企业文化有非常深入的了解和认知,只有将自身深深地融入到企业文化中去,才能带动下属一起融入,才能做好对外言传和业务操作,从而使企业得到更好的发展。
  3. 运输主管必须学会激励团队的积极性。团队是由一些知识互补的人员组成的集合,他们为负有共同责任和成绩目标而一起努力。运输团队的发展壮大需要团队全体成员的热情支持和共同配合。运输主管必须深知团队成员决不仅仅是一种工具或附庸,其主动性、积极性和创造性将对整个团队的生存发展产生重要的作用,要取得团队成员的理解和支持,就必须对成员进行有效激励,而要想有效激励成员,又必须了解他们的动机和需求。一个优秀的运输主管必须明确两个基本问题:第一,在同一个团队中,没有相同的成员;第二,在不同的阶段,成员有不同的需求。   
  尽管激励是如此复杂并且因人而异,因而也不存在唯一的最佳答案,但还是可以概括出几种常用的激励方式:一是物质激励。西方经济学的“经济人”假设认为,人们主要是接受经济性刺激的,金钱及个人奖酬是使人们努力工作最重要的激励;二是目标激励。实际上人们除了金钱目标外,还有权力目标、成就目标等。运输主管就是要将团队成员内心深处的那种或隐或现的目标挖掘出来,并帮助他们制定详细的实施步骤,在工作中引导他们去努力实现这些目标。当他们的目标迫切的需要实现时,就会对企业的发展产生热切关注,对工作产生强烈的责任感,平时不用别人监督就能自觉地把工作做好;三是尊重激励。对于运输团队而言,运输主管承认任务完成依靠的是整个团队的力量,这样就使得团队中的每个成员感觉自己是这个整体不可缺少的一分子,他们就有一种自豪感,自己就是团队的主人且受到尊重,从而提高全体成员对团队的忠诚度;四是榜样激励。如果运输主管能策划团队成员之间的竞争,使他们一个更比一个敬业,一个更比一个可爱,则取得的效应就会如同多米诺骨牌一样精彩不断。
  运输主管就犹如同一盏明灯,当团队成员在运输工作中遇到问题时能够为其指明方向,引导开拓创新的思维方式,培养解决问题的能力,帮助他们排忧解难,这样的运输主管把物流运输与企业管理有效地结合运用到实际工作中,使个人、团队、企业各得其所、各取其利。
  4. 运输主管必须不断提升个人素质。作为物流企业的运输主管,必须清楚地认识到自身岗位的特点:运输操作同时兼顾企业管理,两者密不可分。个人在运输操作方面应该具有丰富的经验和相当的实力。这就要求运输主管需要经常关注最新物流书籍、媒体中的相关知识、参加高级物流课程的培训、在实践中摸索学习等等,通过这些方式来积累实际操作经验,提升操作技巧,使个人的操作水平得到不断提高。此外,运输主管还应当定期或不定期的与下属进行业务操作的交流,向他们传授操作技能、线路优化、物流管理等物流运输知识,使自己与团队中的成员共同进步。
  具体说来,对运输主管而言,以下的四个方面的事情是至关重要的:一是了解你的团队每个成员的特点,目的是为了把大家的精力集中起来,而不是故意婆婆妈妈地去打扰大家的工作;二是给每个成员设定明确的工作目标,这包括工作内容和工作时间;三是在每个工作目标中设定进度检查,这就要求运输主管必须身先士卒自己解决处理团队的问题,而不是把责任推卸给团队的其他成员;四是培养一种美德,“作为运输主管就应该鞠躬尽瘁,死而后己”。

  四、合格运输主管的自我实现
  问渠哪得清如许,为有源头活水来。要做一名合格的运输主管不是一朝一夕之功,它需要持久的努力才能够达到,也就是做到功到自然成。我想这是做事情的正确心态,就我个人的性格而言,我从来不认为做事情能够不经过努力而坐享其成,只有通过自己努力实现既定的理想才能真正感受到一种成就感,那也正是我追求的生活和工作方式。在第一期的职业生涯规划里我已经将物流作为我长期从事行业,同时也正是由于运输主管职位在物流工作中的重要性和挑战性让我深深的喜欢上了这个职位,成为一名合格的运输主管是我追求的目标,为了实现这个目标我会做出不懈的努力。
  A.入职前的准备。从现在到参加公司培训还有不到三个月的时间,这段时间正是为工作做好准备的阶段,为了实现运输主管的目标,我准备完成以下三个方面的事情:
  ①专业知识方面:虽然我对物流运输有了一定的了解,但还非常粗浅,接下来的一段时间内我需要进一步丰富专业知识,对运输相关知识特别是运输工程加强学习,力求形成系统性的专业知识积累。
  ②管理知识方面:合格运输主管的第一要务是对人力的管理,当然还要涉及对各种其他资源的管理,因此管理方面的知识对于一个合格的运输主管来说是必不可缺少的。第一、认真研读一两本管理方面的书籍,提高对管理的认识;第二、对参加的各种实习进行反思,总结管理方面的得与失,并同从事管理工作的本科同学多交流,学习实际工作中的管理技能。 
  ③个人素质的其他方面:第一、进一步提高对计算机的应用操作能力,特别是要深入学习应用办公软件,力争达到熟练操作;第二、加强与物流运输有关的英文文献的阅读,了解物流运输发展的前沿理论,并且掌握物流运输操作的日常用语;第三、学习人际交往知识、心理学知识等提高个人修养;第四、利用学校体育设施齐全的优势,多参加体育锻炼,为以后的工作打下良好的身体基础。
  B.工作计划。物流是一个重实操的行业,掌握理论方面的知识的远远不够的,这些从学校学来的知识只有运用到实际的工作中才有价值,也只有在实际操作中思考、应用、改进才能提高自己的工作技能;同时一个合格物流主管实现的根本是自己的工作业绩和工作技能,只要把基础工作做好了,取得了良好的工作绩效,有了胜任运输主管的能力,才能成为一名运输主管,也才谈得上做一名合格的运输主管。所以,在参加工作以后我需要做到:
  ①良好的过渡。首先要熟悉并遵守公司的各项规范制度,刚开始是可能有点不适应,慢慢调整好进入工作的状态,迅速完成由一个学生到工作人的心态转变;其次要在公司集中培训阶段同07届管理培训生增进了解,工作过程中相互学习,相互进步,与公司共同成长;最后要向有经验的同事求教经验,学习实践操作技能,力求做到快速入手工作。
  ②少说多做。说话与做事是成反比的,你说的越多就做的越少;反之,你说的越少,做的就越多。能力是通过做事情体现出来的,只说不练,你也许会得到人们的喜欢,但容易给人们形成语言的巨人,行动的矮子的感觉;更何况运输业务业绩的体现在于及时和高质量的完成客户的要求,这种业务不在于能够说的多漂亮,而在于能否周到服务,急客户之所急,忧客户之所忧,赢得客户的信赖。
  ③工作卓有成效。物流运输工作千头万绪,是一个系统性很强的工作,一个人也只能完成其中很小的一部分。在工作之初,自己不可能成为一个管理者,我的任务就是做好自己的本质工作,提高所在部门的工作绩效,还要了解与所在部门相关的业务部门的操作,持续的学习。
  ④处理好同事间的关系。当今的人际关系不在是一个贬义词,我们知道公司的部门是一个组织,是由人组成的,人际关系的处理显得非常重要,良好的同事间关系有利于形成一个积极向上的工作团队,有利于提高工作效率。
  C.做一名合格的运输主管。如果我的工作成绩得到了公司的认可,并让我担任运输主管的职务,那么我知道能成为运输主管不并意味着就是一个合格的运输主管,要向成为一名合格的运输主管除了文中第三部分的角色定位之外,还需要我做以下的工作,以保证工作的顺利开展。
  ①与同事们积极沟通。一个新晋升的主管面临的首要任务是处理好昔日同事间的关系。自己的晋升往往会打破以往和同事们的工作方式,这个时候就要求我以更为低调、更为谨慎的态度与同事们交往。我要做到和他们开诚布公地谈话,征求他们对此次人事变动的意见,特别是他们对现在工作的看法以及对我以后工作的要求,让他们感受到我的友好态度和对他们的尊重。
  ②胸襟开阔,待人以诚。 不管昔日的同事表现的多不友好,新任主管都要一笑了之,不追根究底,用自己的热情和诚恳去溶化同事们的心,这是对所有基层领导的要求,作为一个合格的运输主管就更要铭记在心。在工作过程中要想使自己的运输团队紧密团结、共度难关、富有效率,胸襟开阔又是一名合格运输主管必须具备的精神品质。
  ③柔性管理。从事运输工作的大部分公司员工是蓝领工人,新手运输主管对运输团队的管理是一门艺术,我把这个阶段的管理称之为柔性管理。就是要力求做到"当官不像官",不摆官架子,依然保持以前工作过程中那种亲密无间的同事关系,一起吃饭,一起游戏,打扫卫生件等等,工作也尽量用商量的语气,让他们感受到我并没有脱离这个团队,是他们中的不可缺少一员。当柔性管理取得成功,他们不知不觉中接受了这个事实后,我就可以按照自己对合格运输主管的理解大胆的管理了。

  五、总结
  首先,本文在层次结构的安排上紧扣主题,从对物流企业运输业务进行分析,到对企业基层主管的认知,过渡到合格运输主管的角色定位,最后是基于角色定位的合格运输主管的自我实现,整体上追求一个自然而然的循序渐进的过程,这与一个合格运输主管的成长过程是相吻合的。
  其次,通过本文的写作,我对物流企业的运输业务有了更深入的了解,对基层主管的工作有了更明确的认识,对合格物流运输主管的要求有了更清晰的把握,将来做一名合格运输主管的愿望也更为强烈。显然,我已经在路上了……

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